Manual de Procedimientos

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.

•El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
•Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
•En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Elementos de un Manual de Funciones

¢Descripción básica del cargo :El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que pertenece y el cargo de su jefe inmediato.

¢ Objetivo estratégico del cargo :Este ítem se refiere al la actividad genérica que define el grupo de funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa.

¢Funciones básicas :En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades. Es importante al describir las funciones y las responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho empleado pueda tener una forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de cada empleado.

¢Personal relacionado con el cargo.
En este ítem se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de la empresa para determinar con que empleados o secciones debe interactuar para dar cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.

¢Perfil del Cargo
En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cual sería el perfil óptimo o ideal del funcionario que debe ocupar un cargo.

¢Manual de procedimientos

Manual de funciones

Como en la naturaleza cada miembro de la empresa tiene una función establecida.

¢El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización. De esta manera, se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.

¢Aunque el manual de funciones es bastante conocido, es evidente que por si solo no tiene una aplicación práctica en una empresa sino se combina con una serie de elementos fundamentales que hacen de su implementación un proceso exitoso.

Clases de organigramas

Motivos de una empresa para delegar autoridad:

¢Crecimiento de la empresa
¢Dificultades para ejercer el mando centralizado
¢Estilos de dirección democráticos
¢Políticas de motivación del personal.
¢Condiciones para que la delegación de autoridad sea eficaz
¢Fijar objetivos claros y precisos
¢Definir con claridad las tareas y funciones asignadas a cada persona que recibe autoridad delegada
¢Delegación a personas con capacidad, formación y voluntad de llevar a cabo la labor delegada
¢Atribuir al delegado autoridad suficiente para desarrollar la labor delegada
¢Conceder los medios adecuados para poder ejercer la autoridad recibida
¢Establecer criterios de control adecuados
¢Delegar con amplitud, aceptando las decisiones de la persona delegada.
¢Adoptar una política de incentivos y sanciones que refuerce la actuación de quienes ejercen autoridad delegada
¢Juzgar los resultados del delegado sobre la base de los objetivos fijados al principio.

Organigrama y temas complementarios

Los organigramas revelan:

¢ La división de funciones.
¢ Los niveles jerárquicos.
¢ Las líneas de autoridad y responsabilidad.
¢ Los canales formales de comunicación.
¢ La naturaleza lineal del departamento.
¢ Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
¢ Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.
¢ Son el engranaje de toda empresa porque representa a toda su organización.

Requisitos de un organigrama

¢ Los organigramas deben ser, ante todo, muy claros; por ello se recomienda que no contenga un número excesivo de cuadros.
¢ Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. El más frecuente es hacerlos arrancar del Director, o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.
¢ Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas. Cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe.
¢ Los organigramas pueden presentar un número muy grande de elementos de organización. De ordinario sirven exclusivamente para lo anteriormente dicho.


Clasificación de los organigramas

¢ Estructurales. Muestran solo la estructura administrativa de la empresa.
¢ Funcionales. Indican en el cuerpo de la grafica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.
¢ Generales. Facilita una visión muy amplia de la organización, se limita a las unidades de mayor importancia presentes en toda la organización; se llaman también cartas maestras.
¢ Departamentales. Representan la organización de un departamento o sección.
¢ Esquemáticos. Contienen solo los órganos principales, se elaboran para el público.
¢ Analíticos. Son los organigramas mas específicos, los cuales suministran una información detallada y técnica, incluso se complementan con informaciones anexas y por escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados.
¢ Suplementarios: Se utilizan para mostrar una unidad en forma analítica o mas detallada, tales unidades pueden ser una dirección, un departamento, una gerencia entre otros.
¢ Delegación de autoridad :Se da una delegación de autoridad cuando un sujeto (el delegante) confía a otro (el delegado), el encargo de realizar una prestación que entra dentro de la responsabilidad del primero

Juan Perilla

¿Qué es planeación?